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> あと3ヶ月でできる! 2019年4月順次施行の「働き方改革」への対応  追客業務の効率化から始める方法あります!

あと3ヶ月でできる! 2019年4月順次施行の「働き方改革」への対応  追客業務の効率化から始める方法あります!

2018/12/11 お知らせ

ここ数年深刻化している働き手不足などの社会情勢を背景に、政府の掲げる「一億総活躍社会」を実現するための改革として2019年4月からは「働き方改革関連法」が順次施行される見込みです。これによって残業時間の上限規制(中小企業は2020年4月から)や有給休暇取得の義務化、勤務間インターバル制度などが義務付けられます。今や働き方改革は、あらゆる規模の企業に求められているのです。では当の企業側の取り組み状況はどうなっているのでしょうか?中小企業および大企業を対象とした帝国データバンクの調査(※1)によると、6割を超える企業が働き方改革に前向きな認識を持ち、効果のある内容として長時間労働の是正や業務の合理化・効率化を挙げています。

働き方改革への取り組み状況は?

「取り組んでいる」37.5%

「現在は取り組んでいないが、今後取り組む予定」25.6%

「以前取り組んでいたが、現在は取り組んでいない」2.6%

「取り組む予定はない」15.1%

→63.1%が働き方改革に対して前向きな認識を持っています。

取り組んでいる具体的内容

「長時間労働の是正」79.8%

「休日取得の推進」61.8%

「人材育成」56.3%

→約8割の圧倒的多数が「長時間労働の是正」に取り組み中。具体的には何が有効なのでしょうか?

効果のある内容~業務改善(生産性向上)

「業務の合理化や効率化のためのIT・機器・システムの導入」21.5%

「業務の集約化やプロセスの見直し・改善」20.1%

「外部(取引先、顧客)の理解・協力を得ること」14.9%

→IT化や機器導入による業務効率改善に取り組む企業が多いようです。

 

不動産業界ならではの打ち手には、どのようなものが?

その答えの一つが、不動産テックという言葉に象徴される不動産関連業務のIT化です。これまで紙や電話、対面で行なっていた業務をIT化することで、スピード化や手間削減はもちろん、限られた担当者に業務を集約させることで人材リソースを有効活用できるなど、業務効率化につながります。

2017年10月から開始された「IT重説(ITを活用した重要事項説明)」の導入では、不動産のデパートひろた(福岡県北九州市)が2017年10月以降に全仲約数の約45%に当たる約500件のIT重説を実施して業務を効率化したことで、賃貸仲介社員の月平均残業時間を約2時間削減、同時に賃貸仲介件数が前年比15%増加という実績を出したそうです。しかも契約書作成やIT重説の実行チームは、繁忙期に業務量が増加しない他部署の資格保有者で結成。これにより担当者を出した部署内でも業務をフォローし合う体制が生まれ、結果会社一丸となって仲介業の繁忙期を乗り切った達成感や一体感も生まれたとか。今後習熟度がアップすれば、さらなる労働時間の削減が期待できそうですね。(※2)

IT重説に必要となるテレビ会議システムサービスを提供している企業には、株式会社ブイキューブなどがあります。

IT重説と並んで注目される電子契約も、煩雑な契約書類印刷~発送、回収、保管管理の手間が削減されて業務効率が向上、しかも当日契約手続きが終わるケースが多いため業務スピードもアップするという効果が期待されています。

電子契約サービスにはソフトバンクグループが提供するIMAoS(イマオス)などがあります。

業界全体を見ると現時点でこれらの取り組みの普及率はまだ高くありませんが、身近なところでは従業員間でのスマホチャットによる連携のスピード化なども業務のIT化と言えます。またIT化があまり進んでいないと言われる不動産仲介の業界でも、今後はIT化による業務フローの変化や再構築により、社内リソース配置の革新、そして一人ひとりの働き方にも変化がもたらされそうですね!

 

追客の効率化ならチャットアプリ!

契約業務や現地案内の他に、不動産仲介業務でウェイトを占めるのが追客ではないでしょうか。お客様の希望条件に合う物件を検索し、マイソクのPDFファイル添付のメールを作成してお客様へ送信、お客様からの返信にまた再度マイソクPDFを添付し・・・。数日後に返信があった頃には、それまでどんなやり取りをしていたか詳細を忘れてしまい、思い出すために過去メールを読み込まなければならなかったり、かしこまったメール文を都度作成しなければならなかったり。そんな作業時間も、月間や繁忙期の受送信数を考えると大きな負担になります。

そんな客業務の効率化に貢献する不動産特化型チャットアプリに、Atricu(アトリクがあります。

チャットなら、要件を端的に伝えやすく、また会話の経緯が一目でわかりやすい!1人のお客様のチャットには複数の従業員が参加可能、スマホからもパソコンからも使えるので、「アトリク 」を利用して対応フォローの体制を取れば社内リソースの有効配置にもつながります。より素早い対応ができれば、お客様からの印象もアップ!また上長がお客様とのチャット内容を閲覧することも出来るので、マネジメントにも役立ちます。

しかも「アトリク」なら、マイソクを画像ファイルとして送付するのではなく、情報が見比べやすい物件詳細ページでお客様に共有できます。とくにLINE交換に抵抗のある女性のお客様や、メールや電話に不慣れな若い世代のお客様にオススメです!追客コミュニケーションの効率化から、働き方改革に取り組んでみませんか?今から導入して2019年4月に備えましょう!

「アトリク 」を提供する株式会社サービシンク は、不動産テック協会に加盟しています。 「アトリク 」は、カオスマップ第4版「仲介業務支援カテゴリ」に分類されています。

※1:「働き方改革に対する企業の意識調査」株式会社帝国データバンク 2018年8月20~31日

※2:「業務効率化特集~IT重説&電子契約書編~」株式会社全国賃貸住宅新聞社 2018年10月1日

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