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創立8周年祝い!サプライズを成功させるために大事なこと5選

2018/01/26 総務ブログ

こんにちは!総務の齋藤です。

2018年1月12日(金)、サービシンクが創業して8回目の創立記念日を迎えることができました。日頃より支えてくださっている皆様、本当にありがとうございます!

社員の誕生日には本人からリクエストされた物をプレゼントしたり、代表の名村の誕生日には毎年パーティを開催していますが、創立記念日は今までお祝いしたことがありませんでした。

当初は社員数名から名村へ個別でプレゼントを送ろうと話していたのですが「どうせやるなら、従業員全員でお祝いしよう!」と話が発展していき、名村には内緒で創立8周年祝いを企画することになりました。
ですが私たちはこの後、様々な問題が立ちはだかることを予想だにしていなかったのです……。

 

問題① プレゼント選びの壁

先ず、創立8周年祝いの開催が決まったのが1月10日(水)。
残り2日、、、あまりにも時間がなさすぎます!

そこで、私たちが考えたプレゼントの条件は以下の3つです。

  • 注文をしてから2日以内に届く
  • 8周年を意識している
  • 今まで贈ったことがないもの

 

これらを全て満たす物として選んだのは‥‥‥”バルーンギフト“です。

バルーンギフトは結婚式の電報などにも利用されており、14時までの注文で当日出荷を受け付けているお店もあります。また、数字バルーンや「Congratulation」などのメッセージバルーンと組み合わせることで、”オリジナルの8周年記念バルーン”を作ることができました。

サービシンク8周年、おめでとうございます。9期目も全力で飛ばしていきましょう!
〜社員一同より〜

と、ちょっとユーモアのあるメッセージを書き添えたら、まずは第一難関クリアです!

 

問題② スケジュールの壁

次の問題は、名村のスケジュールが抑えられないことでした。
創立記念日当日は名村が終日外出をしていたため1月15日(月)に設定したのですが、当日の朝に名村が予定を入れてしまい、そこからはリスケにつぐリスケ……。

”サプライズ感を出すためにあえて予定は抑えない作戦”が完全に裏目に出てしまいました。
ようやくサプライズを実行できたのは翌日の1月16日(火)。ミーティング終わりの名村を無理やり捕まえて、何とか社員全員で創立記念祝いをすることができました。

やってみてわかったこと

今回のサプライズは思いつきで実行したことから反省点も多いイベントになってしまいましたので、”サプライズを成功させるために大事なこと”をまとめてみました。

1. スケジュールを押さえる

先ずはサプライズのターゲットと参加者のスケジュールを押さえます。ターゲットには”嘘の予定”を伝えて、直前までサプライズだと気付かれないようにしましょう。

2. 予算を決める

500円×参加人数などのざっくりした金額で構いません。参加人数が15人程度であれば1人あたり1000円で、オーダーメイドケーキとちょっとしたプレゼントが用意できます!

3. プレゼントの選定

プレゼントは、本人が欲しがっていた物でも構いませんが、テーマを決めてプレゼントを用意するのも面白いです。名村の誕生日は毎年「ロゴ」をテーマにし、オリジナルケーキと会社のロゴをモチーフにしたグッズを用意しています。「今年は何のロゴグッズを貰えるかな」というワクワク感もありますね!

4. 参加者への内容周知

サプライズの参加者には、協力者としてサプライズ内容を事前に共有しておきましょう。今回弊社では、社内のチャットツールであるSlackに”ターゲット本人以外のチャンネル(ルーム)”を作って、情報を共有しました!共有する内容は、最低限以下3つを周知しておけば問題はありません。写真撮影などを行う場合は、事前に写真撮影があることも連絡しておきましょう!

  • サプライズ決行日時
  • ターゲット
  • 協力して欲しい内容

5. 余裕をもって準備を始める

最後に……一番大事なことは、"余裕を持って準備を始めること"です。最低でも1ヶ月前には準備を始めた方が、スケジュールも調整しやすいですしプレゼント選びにも時間をかけることができます。今回のように、2日前にサプライズをしようなどと無謀な計画を立てるのはやめましょう!

さいごに

いかがでしたでしょうか。余談ですが、創立記念祝いのために齋藤がオリジナルのフォトプロップスを作成したことにより、集合写真をより華やかにすることができました!

フォトプロップスについては、こちらでも詳しくお話していますので、よろしければご覧ください!


齋藤 祐子 総務・管理・サポートディビジョン マネージャー

元声優・元ブライダルプランナーの経歴をもつ一風変わった総務。フルタイムで働くワーキングマザーです。
現在は会社のバックオフィス体制強化に尽力中。

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