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オフィスを1フロア解約し減床することにしました

2020/05/13 代表ブログ
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東京のWeb制作・ホームページ制作・システム開発会社サービシンクの代表、名村です。

新型コロナウィルスの猛威が日本中を巻き込んでいますが、これを書いている2020年5月13日時点では、首都圏を始めとして感染者等の数字情報は減少傾向に向かい始めています。このままま無事に収まってくれればと祈らずにいられません。

そのような中ですが、サービシンクでは2020年3月30日より全社での在宅勤務(テレワーク)の取り組みを開始しました。

3月9日の時点で「在宅勤務(テレワーク)に切り替える」ことが家庭事情等含めても可能な人間は早々に始めていましたが、首都圏で都市封鎖(ロックダウン)が本当に実施されるのでは?と語られ始めた3月25日の小池都知事の会見。
その翌日から2日間で準備を済ませ、翌週の30日から在宅勤務に切り替えた次第です。

テレワークを約一ヶ月おこなった4月の中旬、サービシンクでは一つのビルで2フロア借りていたオフィスの1フロアを解約することに決めました。(実際の契約解除は数ヶ月後です)

オフィスの減床はそれなりに大きな意思決定でしたので、そこに至るまでのことを今回まとめておきたいと思います。

恐らく現在オフィスのあり方について様々な思案をしている経営者の方もいると思います。そのような経営者、またご自身が在籍している会社がオフィスを減床させる決定をした時、「なぜそうしたのか?」という一つの情報としてご利用いただければと思います。

偶然のテレワークの推進

サービシンクでは元々は「在宅勤務」は限定的な採用でした。

正確には「出産を経て、保育園に預けることが不可」もしくは「預けられたとしても送り迎えの関係で時短勤務にしたとしても通勤が事実上できない」従業員向けに2019年にテレワーク制度を設けていました

ですが、そういった事情がない従業員に対しては基本的にはテレワークではなくオフィスへの出社を前提としていました。

しかし今回のコロナ禍によって図らずもテレワークを行なうことになりました。3月の「先行テレワークの開始」も、3月30日の「全社テレワーク開始」も、当時の思いでいえば「テレワークにしたらまともに仕事が回らないのでは?」という思いの方が強かったのが正直なところです。

しかしそれ以上に新型コロナウィルスが生死に関わる話であることから開始を決めました。サービシンクはWeb制作・システム開発の会社ですので、物理的にはテレワーク化で検討したのは下記でした。

  • デスクトップ機を利用している人間のマシン・モニター類の自宅への配送
  • ノートPCの利用者でもオフィスで使っている外付けモニターが必要であれば配送
  • VPNアカウントの全従業員への配布

実際本当にこれぐらいだったはずです。その意味では形式所の導入は比較的簡単だったといえます。

しかしやはり問題としていたのは次の点です。

  • コミュニケーションをチャット・テレビ会議でこれまでと同様に取れるのか?
  • 仕事の進捗の管理を対面であえなくなる中でどのように取っていくのか?

この2つが何より心配でした。

と書いてしまうと裏を返せば従業員を信じていないのか?と言われそうですが、そういう話ではありません。

テレビ会議の様子のイメージ写真

名村自身が本質的には衆人環視の中でないと頑張れないタイプの人間だということがあるからです。もしくは余程締め切りが切羽詰まっている…というような状態でないと実はなかなか仕事のパフォーマンスを出せないタイプでした。

また「出勤」というスイッチの切り替えみたいなものがないと、仕事モードとプライベートモードの切り替えがなかなかできないタイプでした。

これはもうその人の特性であり、性質です。信じているとかいないとかの話ではないのです。「家でもすぐに仕事ができる」という人はいると思いますが「できない人」も同様にいる、という話です。

私自身が思っていぐらいですから、各部署のマネージャー陣はもっと思っていたと思います。「どうやって部下の管理をするのか?」と。

テレワークに慣れるに十分な時間

そうして始まったテレワークでしたが、約1ヶ月を経て社内でアンケートを取ってみましたが、サービシンクでいえば、パフォーマンスが落ちるということはありませんでした。

しかしこれは一見とても良いように見えるのですが、半分は嘘です。

4月の頭に「テレワーク(WFH)の「良い面・悪い面」の解説と、絶対備えておくべきテレワークが一般化する今後への7つの対策」というブログを書きました。

そこにテレワークのプラスとマイナスについて触れましたが、「テレワーク前と比べてパフォーマンスが落ちていない」人もいれば「テレワークによってパフォーマンスが落ちている」人も必ずいます。

分かりやすい例でいえば、当社でいえば私です。

単純に「書類への捺印」「ポストの確認」のための出社は定期的に余儀なくされています。

この2ヶ月、印鑑問題についてはさまざまな話がでており、サービシンクも電子印のシステム導入をおこないました。

しかしながら自社で発行の書類の捺印は電子化できても、相手からの捺印・押印を求められる書面が紙で届いた場合にはどうしても対応せざるをえません。

話をもどして、多くのメンバーのとってはテレワークはパフォーマンスが落ちなかった。
これは嬉しい誤算でした。そしてむしろ問題だったのは「やりすぎてしまう」といった声が出てきたことです。

テレワーク化に伴い、テレワーク期間中は「裁量労働制」に切り替えました。出勤中の稼働をすべて把握できる訳ではないし、監視のように把握する訳ではない以上、一般的なテレワークとしては裁量労働にすることになります。

これは「会社からいわれたタスク」が期日より早く終わればその日は8時間働かなくてもいいし、逆に終わらなければ終わるまでは働く必要があることになります。(もちろん、裁量労働でも深夜残業、休日稼働の手当は出ます)

その結果として「仕事にノッていたので続けた」「終わり時間に気が付かずずっとやってしまった」といったことでしょう。

これは経営者側が悪用すれば、残業代を払わなくてもいい形になるので、ある種危険です。ですので、働きすぎない稼働確認については別途行なうようにしました。

そういった中、当社では長い人で2ヶ月半、短い人でも1ヶ月半ぐらいのテレワークをおこなってきたことになります。

かくいう私も自宅で仕事をするようになり、なんとかオフィスで働くのと同じパフォーマンスを出すことができるようになりましたし、家族もその状態に少しずつですが慣れ協力してくれました。

またコミュニケーションについては、私自身はオフィスでちょっと声をかけて話をしていたことは、

  • 「これからちょっと話せる?」とチャットで投げる
  • 相手が調整したらテレビ会議を始める

といったことをしていった結果、思っていたよりもコミュニケーションは取れる実感がありました。

実際サービシンクでは就業時間中、クリエイターメンバーが雑談をしたりしていることはそもそも少なかったのも「テレビ会議で少し話をして終わる」に移行できた要因かもしれません。

その意味では、制度の決めきれていた訳ではないですが開始されたテレワークに各自が慣れるためとしては、この1ヶ月半〜2ヶ月半は有意義だったのかもしれません。

テレワークでまだ見えていないもの

そのような中でメンバーに「今後もテレワークを続けたいか?」というアンケートを取りました。多くのメンバーが比較的にテレワーク導入に好意的でした。

  • 社内にいるのはいいけど、通勤がやっぱり大変だったのが分かった
  • サービシンクはそれほど多くないのは分かっているけど、社内で声をかけられるのは作業が止まるのは避けたい
  • 家族との接点時間が増えた
  • でもフルでテレワークになるときつい

など、プラスもマイナスも出てきましたが全社的な総意としては「テレワーク賛成」といった流れでした。

ただ、これは普段のテレビ会議時に、開始前の雑談中に聞いていた意見と同じだったので、驚きはしませんでした。またきっとそうなるだろうとも思っていました。

それは3月頭の「新型コロナウィルスから始まった「人と会えない」社会からの押さえるべき次の10年の変化」でも書いていたとおりです。

では「全面的にテレワーク化すればいい」ということなのですが、ここでまだ私には気がかりなことがあります。

それは現在の「テレワーク」がまだ「勢いでやっている」ということです。

分かりやすい点ではテレワークによって引き起こされている「運動不足」。
社会的にも「通勤は運動になっていのを理解した」「本当に歩かなくなった」「ガチで体力が落ちて、ちょっと歩くと息が上がる」といった話も出てきています。

運動不足のイメージ写真

これ以外にも一人暮らしの人であれば「食事かコンビニ以外で人と合わない」といった話も聞きます。また小さなお子さんがいる家では「ずっといるとそれはそれで仕事が進まない場合もある」など。

元々テレワークを前提とした会社であれば、メンバー側も問題はないのかもしれません。

しかし元々がオフィスへの出社を前提にした働き方をしていた人が、性急にテレワークになった訳です。問題が出ないわけはないのです。

しかも、この「テレワークでおこる問題」は人によっても違いますし「仕事が要因なのか?」という区分けもすごく難しく、裁量労働になればなおさら、その部分に会社側としてどのように関与していくのか、していけるのか?という問題も出てきます。

さらに金銭的に「テレワーク手当」をだしていればOKか?といえばそうではなく、精神的な部分などはそれではケアができないかもしれません。

また今は「勢い」でやっているので「パフォーマンス」が下がっていませんが、仮にオフィスにいるのとパフォーマンスが「変わらない」ならば、出社した方がいいのです。

会社という枠組みは「人が同じ場所に集まることでの効率化」というメリットを作り出している側面があります。
水道代、電気代、通信費・・・これらは個々人で支払ったほうが管理コストなども含めると額面は絶対に上がります。

また今問題になっていてお金で解決できない(極論はできるのですが費用対効果が合わない)のが、通信の速度問題です。

フレッツ光で光回線を引いていても、最近言われているのが、テレワーク者が増えたことで通信速度が大きく減衰している・・・話です。

一戸建ての場合には割高になりますがまだ現実的な「フレッツ光クロス」を引く方法があります。しかしマンション居住者の場合にはそうもいきません。この速度問題はWebを仕事にしている方にとっては死活問題ですが、オフィスであれば速度的な担保は基本的に取れています。

ですので「テレワークで出社時とパフォーマンスが同じ」ならば「出社」している方がコスト的な部分ではある視点では安価に済むのです。ですので、テレワークを実施するならば「パフォーマンスが上がって」いなければならないのです。(代わりに通勤手当などが出てくるので、全体的にみて全員が出社している方がコストが安いかは会社によると思います)

こういった最終的な「評価」に関わる部分は、実際の会社の評価期間を経て初めて見えてくるのではないか?と思っています。

これがテレワーク1ヶ月半〜2ヶ月半ではまだ「見えていない」部分だと思っています。

コロナ不況に備える

しかし冒頭でお伝えした「オフィスの1フロア解約」のよる減床を考えた一番の理由は、今後のコロナ不況を見越してのことです。

実はこの「オフィスの減床」は2月27日の時点で社内で私は一度マネージャー陣に打診をしていました。

テレワークを今後常態化することを想定した妄想です。
テレワーク制度を作るのは大変だけど、今回の流れで3年後とかの未来はそれが普通になっている気がしています。
とした時、正直今のオフィスの大きさも不要になると思ってます。(今も空いてる空間相当あるし)

しかしこの時マネージャー陣はこのチャットに誰も返事をしてきませんでした(笑)恐らく「何をそこまで焦ってるんだ?」と思っていたに違いありません。

私のテンションも「一つの案として」という歯切れの悪い言い方をしていたので、2月の時点ではここまでの大きな社会問題になるという確信は持てていませんでした。

しかし、3月に入り多くの業界でこのコロナ禍が問題になってきました。

近代になって多くの経済問題や自然災害がありましたが、どの時でも「人と人が会ってはならない」という事態になったことはありません。
病気としての感染力の他に、今回の新型コロナウィルスは「人と人が会うことを止める」という機能がもっとも厄介だと言えます。

とした時、ここまで社会に大きな影響があるわけですので、我々Web制作・システム開発の業界に不況が来ないはずがありません。大きな視点でみれば経済は全部つながっているからです。

2008年から2009年にかけて大きな影響があったリーマンショックの時や、2011年の東日本大震災のときのことを思い出すと、IT業界では大体半年遅れで影響が出てきます。

今回のコロナ禍は、現在の第一波・第二波では終わらず、すでに「withコロナ」という言葉(この言葉は恐らく落合陽一さんがいいはじめのはず)があるように、今後治療薬が出たとしても今回の新型コロナウイルス感染症(COVID-19)を引き起こす「SARS-CoV-2」というウィルスが無くなる訳ではなく、今後も我々は「濃厚感染回避のため、出社停止、全社在宅勤務」の可能性と付き合わなければなりません。

その時のためにできることとして「オフィスの減床」でした。

3月上旬に「一部テレワーク開始」のあと、出社している人間はほぼ半分。
借りているオフィスの1フロアは60坪(約200平米)あるのですが、そこに10人しかないのです。
もう本当にガラガラのスカスカでした。当然もう1フロアは…来客のない会議室です。

気持ちでいえば「みんなが頑張って稼いでいるお金を空気に支払っている」感覚でした。

規模の小さい会社にとって、オフィス、特に会議室という場所は本当に「使わないけど用意しておかないといけない」場所であり、使わなければ「空気に家賃を支払う」という感覚が特に強いものです。

その時、現状のコロナ対策、そして今後の不足の自体、社員のテレワークへの移行やその意図、それらを綜合的に判断し今回はオフィスの減床という選択をとりました。

元々現在のビルに移転した時は1フロアを借りていましたが、人員増、更にその後の採用を考えての増床をして2フロアになりました。
小さな会社の代表の小さなプライドでいえば、「オフィスの減床、フロアの解約」はなんといっていいか分からない悔しさがあります。

それでも、優先すべきは従業員です。

オフィスを解約し、テレワーク制度を正式に導入すれば「通勤手当+解約したオフィスの賃料」を従業員の人件費や手当に回す事ができます。

また固定費の削減は万が一売上が落ち込んだとしても給与カットや解雇といったものを避けられるかもしれません。

オフィスのあり方の変化

リモートワークが今後一般化した後、サービシンクで考えているオフィスの計上としては下記を想定しています。

  • オフィスのレイアウトは基本フリーアドレス形式
  • 常に出社する、テレワークの2系統の雇用形態
  • 常に出社をする人間には固定の席を用意
  • テレワークのメンバーも自由に出社をしていい
  • 個室にしていた休憩スペース(サービシンク休憩スペース「カフェブルックリン」)は執務室と連結
  • カフェスペースの机でも自由に仕事をしていい

これは社内アンケートの結果として「テレワークは賛成だが、全く人と会えない、オフィスに行かないは不安がある」というような意見があったことからです。

テレワーク制度と同時にフレックス制度も検討したのですが、サービシンクではテレワーク制度を前提としました。

テレワークでは裁量労働になるので、出社しても始業〜終業時間を在社する必要はなく、他の社員と会ったり、リアルに顔をみて打ち合わせた方がいい場合などにその時間だけきて終わったら帰るというのも有りなという想定です。

オフィススペースを有効活用する意味での減床なので、机についてフリーアドレス化し出社時に「空いている席」を確認・予約ができるようにする予定です。

今回の色々な判断の中で「オフィス自体を解約した」「フルテレワーク化した」という会社さんもあるようです。

サービシンクではそこまでは振り切りませんでした。それは特にディレクター職の人間が「知恵を出し合う」といった部分で非対面でやりきることに限界がまだあったからです。
また比較的「紙」の取り扱いは少なくしている方ですが、

  • 印鑑問題
  • 郵便物問題

への解決策がサービシンクでは見いだしきれなかったからでもあります。

またサービシンクでは新卒採用もしています。

今後中途採用者については「入社時からテレワークの選択肢もある」ことを前提に採用活動を行えば本人も理解をして覚悟もして入社をしてくれると思います。
逆に「出社する方がいい」という人は普通に出社してくれればいい訳です。

しかし、個人的に新卒入社として社会にでた方にいきなり「リモートワークです」というのは私は「今の時点」」では無理があると判断しました。

2020年4月、サービシンクでは2名の新卒が入社してくれました。(また同時に社会人4年目になる中途入社もいました)
3月30日からフルリモートワークに移行となった時、真っ先に考えたのは実は彼らのことでした。

「社会人になる」という初日からオフィスに出社ができないのです。これほど不安なことはないだろうと思いました。
結果として彼らがフルテレワーク開始前の3月27日にオフィスに来られる、という状態だったので入社前でしたが来社してもらい話をする時間を取りました。

「世間が緊急事態だから」と今回は頑張ってくれていると思います。

しかしいくらテレビ会議での研修をしようとも、最初の数ヶ月は私は諸先輩とは実際に会い、話をして、社会人を始めるべきと思っています。

小学校では「小学校1年生の最初の1ヶ月は極めて重要」だそうです。
それは「学校」というものを理解するための期間に据えられているからだそうです。
小学1年生と比べるのは失礼ですが、社会人1年目の最初の数ヶ月も私はそれと同様に重要な時期だと思っています。

その点でも、オフィスを全部解約することはしませんでした。

オフィスの利用方法が変われば、次に「オフィスに求められる機能」が変わってくると思います。

仕事場ではあるのですが「そこに来ればいい」というものではなくなります。

イメージで話をしますが、私は「バー」のようなものになってくるのではないかと考えています。

  • 行きたい時にいったら誰かがいる
  • お客が誰もいなかったとしてもバーテンダーさんがいる
  • バーテンダーさんは「話したい時は話す」し「一人で飲みたい時は話しかけない」
  • でもよく行くお店はそこに行くだけでなんとなく安心感がある

といった環境がオフィスのあり方になってくる気がしています。

もちろんテレワーク化が始まることで今までになかった問題も出てきます。特に「評価」については大きく変わらざるを得ないと思います。

その点については、過去に書いている下記のブログを御覧ください。

その中で今後の新しい時代に応じた「オフィスのあり方」を模索して、実践していくことが求められていると思っています。

「半オフィス・半リモート」という環境の中で、今回の新型コロナウィルスの影響を少しでも回避し収束することに寄与していくとともに、大きな時代の転換点という自覚をもって、価値観を変えていくタイミングでもあります。

大きな判断が求められている中、様々な事情を考えた上で自社、顧客、社会といったステークホルダーへの責任を果たす為の判断であると考えています。


東京のWeb制作・ホームページ制作会社代表の名村のブログ

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