不動産業界特化型制作会社サービシンク
> 私たちが半年に一回「全社総会」に6時間も費やしている理由

私たちが半年に一回「全社総会」に6時間も費やしている理由

2018/07/31 代表ブログ

サービシンクでは、2016年1月から半年に一回「全社総会」を開いています。
サービシンクは社員でまだ20名(派遣社員・アルバイト含めても30名程度 2018年7月6日現在)にもかかわらず、自社の会議室とは別に、外部で大型のプロジェクターのある会議室を借りておこなっています。
毎回だいたい13時ぐらいから始まり、18時半ごろまでの6時間近い時間を費やしていおこなっております。

総会の活動についてSNS等で発信していたところ、他の制作会社の方や新卒・中途の方から「なぜそれをやっているのか?」という質問を結構いただき、それをおこなっている諸々の考えを、改めてまとめてみました。

2018年下期総会の開始

目次

  • 名村が自身の考えていることを言語化する機会
  • 名村が自身の考えていることを伝える機会
  • マネージャー陣が部署の現状分析、未来予測をおこなう機会
  • マネージャー陣が自分の声で部署の実態・今後を話す機会
  • 他部署のマネージャーの考えていることを知る機会
  • ディレクター陣のプレゼンテーション・発表の機会
  • 半年のキックオフとしてのセレモニー

 

名村が自身の考えていることを言語化する機会

名村の中では比較的大事にしていることとして、どの従業員とも機会がある限りできるだけ話をする時間を取る、ということがあります。

それは少なくとも過去名村自身が在籍していた会社の代表に比べて「どの従業員に対しても」という点ではそういった機会を持つ回数・時間は多い方だと思っています。
下手すると1回に1時間〜2時間ぐらい話をしていることも多くあります。

それは名村の考えていることをできるだけ伝えていきたいという思いがあるからです。

名村は恐らく真面目な方だと思うので、話をしている多くは仕事論とか生き方とかって話で、ともすると堅苦しくておっさんの説教みたいなモノになっているかもしれません。

それでも名村がどう考えて、どういうつもりでこの組織を動かしていて、みんなにどうなっていってもらいたいのか?というのは伝えていきたいと常々思っています。

またそういった機会を持つ理由にもなっているのが、少なくとも名村は「社是・経営理念・心と行動のガイドラインがあるのだから、それで何が重要かを判断せよ」というのは乱暴な話だと思っている、ということです。そういった「言わなくて分かるよね」というのはありえないと思っていて、できるだけ「話をする」「口に出して伝える」という事を重要視しています。

サービシンクの

ですが、普段の就業時間中に話をするのは、どうしても確論の話になってしまい、そもそも会社自体がどういった方向性を持って進んでいるのか?ということにはなかなか言及できる機会がありません。

そしてそれ以上に大事なのは、名村自身が普段から考えている「サービシンクをどのようにしていくか?」をある時点で体系化してまとめる、というです。
ですが、普段のプレイングマネージャーとしての動きの中ではなかなか行ないきれていません。しかしそれ自体を放棄してしまうと、会社は舵取りがいない状態でさまようことになるので、絶対にあってはいけないことです。

そうした時に、逆説的ではありますが「総会をおこなう」ことをきっかけとして、

  • 半年、一年、そして数年後の会社をどのようにしていくのか?
  • 従業員に目指してもらいたい方向性は一体何なのか?
  • われわれが特化している不動産業界自体がどうなるのか?
  • 「Web制作」「システム開発」という事業自体がどうなるのか?
  • インターネットにおける受託事業とサービス事業がどういったビジネスモデル、キャッシポイントになっていくのか?

といった事を具体的に纏めることが可能になります。

このように「サービシンクとして進む方向」を考えるということは、何より「サービシンクのサービスを考える」ことになります。
この機能をなくして、我々の顧客のサービスを考えるなどありえない話です。その機会として私はこの「総会」を使っています。

総会の準備のため、開催の1ヶ月半前には毎回一人で2泊3日ほど宿に泊まり込み、

  • その半年であった良いこと、悪いことの棚卸し
  • それらから考察される自身の不足と足りているところの分析
  • 次に会社、そして代表としての名村がどういう成長が求められるのか?
  • 取り巻くさまざまな現状に対して、従業員にどういったフィードバックをしていくべきなのか?

ということに思いを馳せ、思考を纏める時間を設けています。(私は「経営合宿」と呼んでいます)

この時間で実は名村自身が半年前には「こうあるべきだ」と思っていたことが、自分自身の中でひっくり返ることもあります。

それはベンチャーっぽく迷走しているとも言えます。
一方で「正しいとは思うが、やり方が性急すぎた」「伝えたかったメッセージが異なる伝わり方になっていた」というような名村自身のアウトプット方法と結果に乖離を感じたから故の場合もあります。

最終的に総会の資料は、後述のマネージャー陣による部署の発表、ディレクターによる案件ベースの発表といったものを含めてると総数で170ページ近い資料になります。

もちろんその枚数は「スライドとしての見やすさ」も重視しているので、文字数としてキツキツに詰め込まれている訳ではありません。ですが、そのページのタイトル分だけ伝えたいテーマが存在しており、そこには名村が考えていることを凝縮させています。

名村が自身の考えていることを伝える機会

「自身の考えていること」をいかにして部下に伝えるのか?というのは、すべからく経営者、もしくはマネジメントレイヤーの方々にとっては、永遠のテーマになっていることの一つだと思います。

当然重要なのは、思考を思考のままではなく「言語化する」ということ。
考えているだけで相手に伝わる、ということはありえません。では、言語化したものを相手に提供すればそれで伝わるのか?

答えは「No」です。

文字を読めばそれを全て理解できるのであれば、世の中から会話はなくなります。私が大事にしているのは、名村が考えていることを「口頭で伝える」ということです。

実際に話をし、その話を聞いているメンバーの顔を見、場合によっては話をしている内容がどのように伝わっているのか?をやり取りする。そういった時間をとらないまま会社を大きくすることは極めて危険だと考え、かつ「短期間でざっと伝える」というような事もあってはならないと思っています。

しっかりとした時間をとって話をする必要があり、この総会という機会を重要視しています。

またサービシンクの総会では、2018年の期初から総会資料を印刷し、メンバー全員に提供しています。

2018年下期総会資料の印刷版

もちろん会場でスライドはうつしていますし、それを元に「メモ」を各自ノートパソコンやメモ帳で取ればいいという話もあるかもしれません。開催後には、毎月月初におこなっている「月初会」資料も合わせ、総会の資料もすべてPDF化して社内のファイルサーバに配置はしています。

ですが、総会は半年は「これからの半年間の指針」でもあるので、印刷をして全員に渡し、総会後の半年間、できればそれを折りにつけ読み返してもらいたい、ということもあり印刷をして提供をしています。

このように「口頭」と「文字」の両方で名村が考えていることを全社員に共有していくための機会、というのがこの総会を開催している第一義となっています。

マネージャー陣がディビジョンの現状分析、未来予測をおこなう機会

総会ではディビジョンのマネージャーからの半期の振り返り、次の半期への施策等について話をしてもらっています。これはもちろんディビジョンの長たる人間が半期の結果をどのように考えているか?、ディビジョンの未来予測をどのように考えているかを自身の考察を自ら話をしてもらうためです。

Webインテグレーションディビジョンからの総括報告

サービシンクの「心行動のガイドライン」には「自らの行動の結果を理解し、そこへの到達のために、一歩一歩の積み重ねと、到達度合いの差異をフィードバックすることで、成長を続ける」という項目があります。

結果が良くても悪くても、その到達度合いを分析して自身とディビジョンにフィードバックをしなければ成長はありません。ましてや結果が良くなかった場合に「未来を目指して次はがんばろー」なんて話は子供のママゴトで、臭いものに蓋をして見ないようにしているだけです。

システムインテグレーションディビジョンからの総括報告

マネージャーであれば、そういった時に「何が悪かったのか」「その責任所在はどこ・だれにあったのか」を自身の感情や過程の努力は一旦置いておき、冷静に正確に分析をおこない、それを受け止め、それを元に未来予測を立てられる人間でなければならないと考えており、総会はある意味名村がマネージャーを一番評価している場所にもなっています。
この時に責任転嫁や逃げの発言、具体性がない話にならないようにする必要があります。

総務・管理・サピポートディビジョンからの総会報告

ただ、それも訓練が必要です。代表もマネージャーも「その職域についたからなれる」のではなく、「部下がいるから代表やマネージャーのなれる」のです。その時、マネージャー陣もまた成長過程にあります。この総会でどういった発表をするかは彼らの成長過程を確認する場でもあります。

人事ディビジョンからの2018年下期総会報告会

他ディビジョンのマネージャーの考えていることを知る機会

一方で他ディビジョン間の交流は案件で一緒だったとしても、ディビジョンの方針やマネージャーの考えていることはなかなか個別に共有できている訳ではありません。隣のディビジョンからみたら「あっちの部署って◯◯だけど、アレでいいのかなぁ・・・」と思えることもあるかもしれません。

結果として全く本論から外れたディビジョンのメンバー間で、誤解や認識違い、勝手な評価が発生したりする可能性があります。

その意味では、マネージャーからの総会での発表は自分の部下への発表でもあり、他ディビジョンのメンバー、ひいては全社への自分のディビジョンの方針を発表する場であり、他ディビジョンのメンバーは隣のディビジョンの活動を知る場でもあります。

そういった意図で普段の行動があるのか、それはディビジョン内で共有されたものか否か、自分の考えが正しいのか否か・・・といったことを知る場でもあります。

ディレクター陣のプレゼンテーション・発表の機会

総会では、各案件のPM(主にディレクター)から半期の発表もおこないます。各PMは月初会でも売上や粗利といった数字は報告をしています。ですがサービシンクでは継続的な「保守」を含めた中長期の案件が多く、総会では「半期の振り返り」と「次の半期の見通しや戦略・戦術」を案件ベースでPMには考えさせるようにしています。

人数が増えてくるとディビジョン間でも認識の齟齬がでてきます。
ましてや案件ベースとなってくると「あっちの案件はなんとなく◯◯をしているのは知っているけど、どういった案件だったの?」ということが往々にしてあります。

メンバーからの報告会1

思いのほか大規模案件だったり、周りから見ていると地味な活動にみえてもクリエイティブ側がものすごく頑張っていたり、お客さまに実はものすごく評価をされていたりといったこともあります。一方会社の収益的な側面で「成功だった」「失敗だった」という評価指標もあったりします。

そういった観点を含めた半期の案件の振り返りをPM自身が、自身の活動、日々の行動、その結果として半年間がどうったのか?を報告する場として総会があります。これはPMにとっては「プレゼンテーション」の機会とも名村は考えています。まだ20人規模の社内の発表なので、案件におけるプレゼンテーションほどの緊張感をもって行えている人間は少ないです。ですが、人前で発表する機会、というのは一回でも、一秒でも多い方が経験として積み上げられるので大事だと思っています。

メンバーによるAIワークショップ中の様子

名村は元々が俳優・声優だったので、そういった機会は(実は毎回ものすっごい緊張しているのですが)なんとか人前で話すことができますが、そうではないメンバーには少しでも発表の機会を作りたい、ということからもPMの発表の時間も設けています。

見学におこしいただく企業の先輩経営者様からのフィードバックをいただく

サービシンクでやっている総会は実はオリジナルではありません。名村が懇意にさせていただいる制作会社の代表から、

「うちで半年に一回『総会』ってのをしているから、もしよかったら見学に来ませんか?」

と2015年にお誘いをいただいたのがきっかけです。
それからその制作会社の方とサービシンクでは互いの総会に招き招かれ、互いに見学をしています。

その会社様以外でも、サービシンクの経理をみていただいている税理士先生や、また多くは無いのですが規模が近い制作会社の代表をお招きさせていただいたりもしています。

それは、見学参加いただいた会社の皆さまからサービシンクのあり方に対して、忌憚のないご意見をいただく場でもあります。もちろんベンチャーですので、自社のやり方で突っ走る姿勢も重要だと思う面もあります。また「色んな話をきいて右往左往するのでは?」という考えもあるにはあります。

ですが、名村がが大事にしたいこととして「人の話をまず受け入れられる」状態を維持する、ということがあります。
総会には相当の気力を突っ込んでいますが、外部からみた時にダメな点はダメなんだと思います。

やはり「心と行動のガイドライン」にある「自らの行動の結果を理解し、そこへの到達のために、一歩一歩の積み重ねと、到達度合いの差異をフィードバックすることで、成長を続ける」で、自らの行動の結果とその到達度合いの差異を私の立場でフィードバックするための機会です。

半年のキックオフとしてのセレモニー

総務と人事から既に、

という記事をエントリーしてくれていますが、彼ら彼女らの視点からの具体的な内容はそちらをみてもらうとして「総会」をおこなっている理由の最後は「半年に一回のセレモニー」です。日本語では「儀式・式典」です

サービシンクの名村の2018年下期総会での報告会

サービシンクの社内でも従業員全員が入って総会を行うだけの会議室はあるのですが、それでも外部の会議室でおこなっています。これはそれを行うこと自体が「普段の業務とは異なる特別なものである」からです。半年に一回、ここまで書いたようなさまざまな意図を盛り込み、それまでの半期・これからの半期を考えるための時間です。

普段の会議室で行うと、どうしても日常の延長線上になり、休憩中にトイレにいく、電話がかかってきたのでちょっと執務室に戻る・・・といったことで、セレモニーとしての緊張感が崩れてしまいます。しかしこの総会は、全従業員に対して膨大な時間を費やして伝えるべきことを伝える場としています。

そのため、次の半年「我々が何をしていかなければならないのか?」を考えるための儀式として位置づけています。これを行うこと自体の効果は恐らくサービシンクが行なわせていただく仕事の質によってのみ外部からは測られるものだと思います。これをやっているから許される訳でも生き残れる訳でもありません。サービシンクのような「総会」といった機会を持ち、それが継続してくるときに重要なのが「総会をすることをする」ようになることです。

つまり総会自体が日常化してしまい、慣れた作業を淡々とこなすようになり「手段と目的が入れ替わっている」となってしまわない事が重要です。あくまでイレギュラーな内容であり、各位が次の半年に何をするべきか?というのを考えるきっかけとなっていかなければなりません。

そういった意図を名村自身が忘れないようにすることが何より総会の意義かもしれません。


不動産業界特化のWeb制作会社代表の名村のブログ

不動産業界特化でWeb制作・システム開発・不動産テック事業をおこなうサービシンク代表の名村のブログは下記からご覧いただけます。

会社の企業理念や実施している様々なことの意図なども含めて書き起こしています。

サービシンクの代表 名村のブログ一覧はこちらから


不動産業界のWebサイトのことで、お困りではありませんか?

不動産業界のWeb制作に特化し、戦略策定からサイト制作、システム開発から保守運用、さらにはA/BテストといったCRO対策までに強いWeb制作会社は多くありません。
我々は不動産ポータルから中〜大手不動産会社、地場の不動産会社までおよそ不動産業界のあらゆるサイトを手がけてきました。
不動産会社様のお困りの事象に一歩踏み込んだご提案が可能です。

お困りのことがあればお気軽にご相談ください。

お仕事のご相談、採用、その他のご質問等は下記のフォームよりお問い合わせください。
2020年卒エンジニア採用につきましては、こちらのサイトからご応募ください。

ページTOP