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失敗から学ぶ、お花見を成功させるポイントとは?

2018/04/18 総務ブログ
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こんにちは、総務の齋藤です!
4月も中旬になり、すっかり春の陽気を感じるようになりましたね。

春は出会いの季節。
サービシンクでは4月2日(月)に新卒の入社式を執り行い、2名の新入社員を迎え入れました!
中途採用でも1名のWebエンジニアが加わり、新しい仲間とスタートを切れる喜びに私も心が弾んでいます。

(新宿御苑のきれいな桜も、新入社員の門出を祝福しているかのよう)

新しいメンバーで開催した「お花見ランチ会」

サービシンクでは定期的に「ランチ会」を開催しています。
普段の業務だとパソコン画面を見つめるだけで1日が終わることが多いため、「社内でコミュニケーションを取ることが出来る場を作りたい」という思いから、このランチ会がはじまったのです。
通常のランチ会の席順はランダムで決めていますが、4月はちょうど桜が綺麗な時期ということもあり、オフィス近くにある「新宿御苑」まで足を伸ばしてお花見ランチ会を開催しました!

お花見に向けての事前準備

今年は例年よりも桜の開花宣言が早かったのですが、お花見ランチ会の開催日は入社式の翌日4月3日(火)にしました。
新宿御苑は約65種1000本の桜が咲き誇っているので、満開予想を過ぎていたとしても美しい桜を見ることができますし、4月に入社する新しい仲間を含めてお花見ランチ会を開催したかったというのが第一の目的です。

事前に準備した内容は大きく分けて以下の4つです。

  • ブルーシートの準備
  • 飲み物はお茶を準備(新宿御苑はアルコール持ち込み禁止のため)
  • 食べ物はお花見らしく、オードブルセットを複数注文
  • 場所取りをするための人員確保


昨年開催したお花見ランチ会ではお弁当を購入したのですが、更に「お花見らしさ」を追求しようと今回はオードブルセットを注文することにしました。
オードブルセットの方が「お花見をしている」という実感が持てるのではないかと思ったのですが、実はこれが大失敗の原因になってしまったのです。


準備万端だったはずが当日予想外の事態に……

オードブルセットは予め決められていた予算内で注文をしました。
しかしながら当日届いたオードブルセットを見て、あまりにも量が少なすぎることに愕然としてしまったのです。
同じ予算でもお弁当ならば充分な量が用意できるのに対し、オードブルセットは何と少ないことか……。
インターネットの画像イメージはあてにならないということを思い知らされました。
当日お手伝いをかって出てくれた社員に頭を下げて、コンビニで追加食材の調達をお願いしたのですが、それでも充分な食べ物を準備することはできませんでした。

(ピースをしてくれた代表の名村と比較して、もの悲しささえ感じる少ない料理)

社員の優しさに涙

お花見ランチ会がはじまる前から「これは大失敗だ」と感じていた私に対して、何名かの社員がとても優しい言葉をかけてくれました。

「お花見は桜を見ることが目的なので、食べ物は主役じゃないですよ」
「外に出て、みんなでご飯を食べるのは気晴らしになっていいですね」

楽しんでもらおうと企画したのに、反対に社員に気をつかわせてしまうようではいけません。
参加してくださった方全員に対して申し訳ない気持ちでいっぱいになりかなり落ち込んでいたのですが、「せっかくだし桜と写真を撮りましょう!」と社員に誘われ、みんなで弊社専属カメラマン(こと、WebディレクターのNさん)に素敵な写真を撮ってもらいました。

(薄緑色の桜、はじめて見ました)

満開の桜の中普段よりもはしゃぐ社員の姿も見ることができましたが、もっと満足のいく準備ができていればと悔いが残る結果となってしまったことに変わりはありません。

今回の反省点

食べ物の量が足りなかった原因は、

  • 同じ予算でもオードブルセットの方が量が少ないことを想定していなかった
  • 夜に開催している飲み会ではオードブルセットがあまり気味だったこともあり、「これで充分だろう」と錯覚を起こした
  • お昼は夜と違いガッツリ食べる人たちが多かった


上記理由が挙げられます。
弊社ではランチ会と同じように月に1度飲み会を開催しているのですが、同じようなオードブルセットを注文しても余ることが多かったため、「このくらい頼めば充分だろう」と目測を見誤ってしまいました。
そもそも夜はお酒と一緒にご飯を食べるので、お昼の食べる量と一緒にしては駄目だというところまで考えが及ばなかったのが失敗の大きな要因です。

またブルーシートも去年と比べ少し狭く敷いてみたのですが(去年は反対にブルーシートが広すぎて人との距離が遠すぎた)、人数に対しては狭すぎたと感じたので、パーソナルスペースがどの程度必要かまで考えて場所取りをするべきでした。

(やはりちょっと狭く感じますね)

来年こそは「全員を満足させる」お花見を!

(2月に入社したばかりの頑張りやのSさん(右)と齋藤(左))

今回のお花見ランチ会は大失敗に終わってしまいましたが、来年のお花見こそは参加した全員が「とっても楽しかった!」と言ってもらえるようなイベントにしたい!

そのために必要なことは、まず「参加人数の正確な把握」はもとより、「注文した料理の質・量」を事前に確認することが何より大事になってきます。
今は何でもインターネットで注文ができるようになったので、料理の画像イメージだけで判断しがちですが、やはり「直接目で見ないとわからないもの」もありますので、いずれにせよ入念な下調べが必要です。

今回注文したオードブルセットも場所と時間と目的を考えれば満足ができるものだと思うので、注文金額+注文量を記録として残しておき、適切なイベントで適切な料理を注文することを心がけようと思います。

また急な人数増減にも対処できるように、消耗品や料理などは少し多め用意して、当日現場で臨機応変に対応できる「余裕を持つ」ことが一番大切かもしれません。

余裕がないと焦ってしまい普段は絶対にしないようなミスをしてしまいますし、いつどんな依頼がきてもすぐに対応ができるようなスピード感を保つことが総務の業務ではとても大事だと思います。

サービシンクでは2019年卒のWebエンジニアを募集しています。
中途採用はこちらからご応募ください!


齋藤 祐子 総務・管理・サポートディビジョン マネージャー

元声優・元ブライダルプランナーの経歴をもつ一風変わった総務。フルタイムで働くワーキングマザーです。
現在は会社のバックオフィス体制強化に尽力中。

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