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代表取締役生誕祭!完璧な計画のハズがトラブル発生?

2018/05/23 総務ブログ
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こんにちは、総務の齋藤です!
新緑の色増す季節、皆様いかがお過ごしでしょうか?
弊社では4月に入社した新卒たちがお客様との打ち合わせに同行をしはじめ、自身の成長のために奮闘している毎日です。
若い力が育っていく姿を見ていると、「私もがんばらなければ」という気持ちにさせられますし、メンターとして新卒を指導しているメンバーから見ると、より刺激を受けていることでしょう。

さて今回の総務ブログは、弊社の代表取締役「名村の生誕祭」についてお話いたします!
以前私が書いた「創立8周年祝い!サプライズを成功させるために大事なこと5選」という記事のリベンジの意味合いも含まれていますので、よろしければそちらもあわせてご覧いただけると嬉しいです。
また前回のブログをご覧いただいていない方のために、前回のブログのあらすじを「アニメ予告風」にまとめましたので、どうぞ寛大な心でお読みください!

前回までのあらすじ

創立8周年祝いを急遽開催することになったサービシンク。
だが開催が決定したのはなんと開催日の前々日だったんだ!
プレゼント選びやスケジュール調整の壁に阻まれつつも、なんとかターゲットに気づかれずにサプライズを実行できたんだけど、次はもっと万全の準備でサプライズを計画すると誓ったんだ。

次回、総務ブログ

「ターゲットは代表取締役!誕生日には笑いのサプライズ?」


はっきし言って、おもしろかっこいいぜ!

サプライズを成功させるために大事な5つのポイント

まず「創立8周年祝いサプライズ」での反省点を受け、私が考えたサプライズを成功させるために大事なポイントは以下の5つです。

  1. 余裕をもって準備をはじめる
  2. サプライズのターゲットと参加者のスケジュールを抑える
  3. 予算を決める
  4. プレゼントの選定
  5. 参加者への内容周知

それぞれの項目について、今回はどのように準備をしたのか詳しくお話をいたします。

名村生誕祭の計画内容

1.余裕をもって準備をはじめる

今回は「やったね!サプライズ大成功!」と言えるような内容にしたいと心に誓っていたため、1ヶ月半前から準備をはじめました。
創立8周年祝いのときのようなドタバタ劇になるのは避けたかったからです。
1ヶ月半前から準備をはじめたことで、焦ることなく生誕祭当日を迎えることができました!

2.サプライズのターゲットと参加者のスケジュールを抑える

弊社では毎月社内会議室で、費用全額会社負担の「月1飲み会」を実施しています。
この月1飲み会は自由参加ですが参加率も高く、従業員全員が認知している社内イベントです。
月1飲み会の冒頭の15分程度で生誕祭を開催すれば従業員のスケジュールも調整しやすいですし、名村もまさか月1飲み会で自分が祝われるとは思わないだろうということで、まさにサプライズを実施するにはうってつけの日です。
実際に「生誕祭にはがんばって顔を出します」と言ってくれた従業員もいました。

3.予算を決める

今回はざっくりと1000円×社員人数で予算を設定しました。
予算を決めたら次は具体的なプレゼントの選定にうつります。

4.プレゼントの選定

毎年名村の生誕祭では、「サービシンクのロゴ」をテーマにしたオリジナルグッズとオーダーケーキを渡しています。
そのテーマは今回も変えるつもりはなかったので、「何のロゴグッズを作るか」を生誕祭企画委員の皆で相談し、本好きで革製品が大好きな名村にピッタリということで「ブックカバー」に決定!
弊社のデザイナーに協力を依頼し、世界に1つしかないサービシンクブックカバーの出来上がりです。

(サービシンクのロゴに、ステッチはコーポレートカラーである赤色をチョイス)

オーダーケーキの方はちょっぴり小ネタを効かせて、名村の大好きなアニメ魔神英雄伝ワタル」のケーキを用意!
ちなみに社内で「魔神英雄伝ワタル」を知っている人間は数えるほどしかいなくて、ジェネレーションギャップを感じました……。

(はっきし言って、おもしろかっこいいぜ!)

参加者への内容周知

  • 参加者にはチャットアプリ「Slack」で、当日の流れを周知しました。
【名村生誕祭について】
5/18の月1飲み会ですが、19時に乾杯をした後すぐに名村生誕祭を行ないますので、19時までには打ち合わせスペースへお集まりください。
以下生誕祭の内容について共有いたします

【当日の流れ】
事前に参加者全員にクラッカーを配りますので、生誕祭に持参してください。
19時乾杯後、生誕祭を行ないます。
ケーキ&プレゼント係はケーキ&プレゼントの準備をしてください。
ケーキ&プレゼント係の準備が整い次第Slackで音響・照明係に連絡いたします。
音響係がバースデーソングを流したら、照明係は打ち合わせスペースの照明を消してください。
ケーキ&プレゼント係は照明が消えたら打ち合わせスペースに入室してください。
ケーキ&プレゼント係が入室次第、齋藤が「せーの」と声かけをしますので、全員で「名村さんお誕生日おめでとうございます!」と言いながらクラッカーを鳴らしてください。
ケーキ係はケーキを机の上に置いて、ローソクを吹き消してもらってください。
照明係は照明をつけてください。
プレゼント係がプレゼントを渡して終了です。

以上ご不明な点がありましたらご連絡ください。
当日はご協力のほどよろしくお願いいたします。

ここまでは完璧ともいえる計画

自分でいうのはなんですが、「失敗する未来が見えない」くらいの自信がありました。
当日を迎えるまでは……。

緊急事態発生!そのときあなたならどうする?

いよいよ生誕祭本番です。
月1飲み会開始前にあらためて名村以外の参加者全員に当日の流れをリマインドし、19時前には月1飲み会会場の社内会議室に参加者が集まりました。
あとは名村が降りてきて乾杯をしたら生誕祭開始……

のはずでした。

が、いつまで経っても名村が会場に現れません。
執務室にいる名村へ確認しに行くと、なんと開始直前に名村へ緊急対応が入ってしまい、月1飲み会への参加が30分ほど遅れるとのこと……。
まさかの大誤算です。こんなことがあっていいのでしょうか。

(心なしか不安気な顔の参加者たち)

ひとまず通常の月1飲み会をスタートさせましたが、生誕祭だけ参加予定だったメンバーはどうしても残ることができず、泣く泣く帰宅することに。
そして約束の30分が過ぎましたが一向に名村は現れません。
「まさか名村さんは不参加になるのではないか」と全員が不安にかられる中、このままではまずいと思った私は、

「ご飯を差し入れに行くついでに進捗を聞きに行く作戦」
にでました。

この作戦であれば、名村に不自然に思われることなく生誕祭を実行できるか確認することができます。

齋藤「おつかれさまです。ご飯を持ってきました。対応どうですか?」
名村「おお、おつかれ。いまちょうど対応が終わったところ。もうちょっと資料まとめたら会議室へ向かうよ」

これは……「もうちょっと」が具体的にあと何分かかるのかがわからないパターンです。
でも「対応が終わった」ということは、「生誕祭をしても問題ない、一息つけるタイミング」とも言えます。

入念に準備していた計画はすべて捨て、ぶっつけ本番で「突撃サプライズ」作戦に切り替えです!!

突撃サプライズ

飲み会会場に戻った私は、全員に「突撃」の号令をかけました。
iPhoneからバースデーソングを鳴らしながら、ケーキにロウソクをつけて名村に突撃すれば「サプライズの生誕祭」だと間違いなくわかるでしょう。

いざ、突撃!

齋藤「名村さん、お誕生日」
全員おめでとうございまーす!
名村「うわー!びっくりしたぁ!!!」

(予想しないサプライズに驚く名村さん)

齋藤「(ロウソクの火を)消〜して!」
全員「消〜して!」
名村「いやぁー……さっき齋藤が来たのはそういうことかぁ……」

(ロウソクの火を消して思わず言葉を失う名村さん)

そしてすかさず新卒Sさんが、「名村さん、これつけてください」とメガネを差し出しました。
「何だよこれ(笑)」と言いながらもノリノリで写真を撮らせてくれるところが素敵です!
世界に1つしかないオリジナルブックカバーもとっても喜んでくれました。

生誕祭を終えて


当初の計画通りとはいきませんでしたが、最終的には名村がすごく喜んでくれたのでサプライズ成功、と言ってもよいのではないでしょうか。
生誕祭を手伝っていただいた企画委員の方々も本当にありがとうございました。

いつかは計画通りにサプライズを大成功させたいと思っていますが、今回のように「急なトラブルがあったときにどうするか」もサプライズを成功させるためには大事なことなのかもしれません。

ターゲットに内容を伏せているからこそ計画通りに進むとは限らないので、当日の柔軟な対応力こそが幹事の力の見せ所ともいえるでしょう。
サプライズを成功させるために必要なことは5つあると考えていましたが、1つ追加をいたします。

1.余裕をもって準備をはじめる
2.サプライズのターゲットと参加者のスケジュールを抑える
3.予算を決める
4.プレゼントの選定
5.参加者への内容周知
6.当日トラブルがあったときの対応力

さて今回の総務ブログは長くなってしまいましたが、お楽しみいただけましたでしょうか。
弊社では社内イベントの企画・立案をはじめ、会社の仕組みや組織作りを一緒に行ってくれる総務を募集しています。
ご興味のある方はぜひこちらからご応募ください!


齋藤 祐子 総務・管理・サポートディビジョン マネージャー

元声優・元ブライダルプランナーの経歴をもつ一風変わった総務。フルタイムで働くワーキングマザーです。
現在は会社のバックオフィス体制強化に尽力中。

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