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スタンディングミーティングエリアをオープン!会議を効率化するためにサービシンクが実施している方法とは?

2019/08/20 総務ブログ
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こんにちは、総務の齋藤です。
サービシンクではこのたび、9F執務室フロアに「スタンディングミーティングエリア」をオープンしました!
「スタンディングミーティング」は従来の座って会議を行うスタイルとは異なり、「立ったまま会議を行う」スタイルのことです。
最近では多くの企業が会議の効率アップにつながるスタイルとしてこの「スタンディングミーティング」を導入していますが、私たちも「会議の効率化」のためにこのスタイルを取り入れることにしました。

(執務室の中央に配置することで、誰でもいつでも利用できるように)

サービシンクオフィスの問題点

弊社オフィスは10階建てのビルの6階と9階を借りており、6Fは会議室・カフェスペースフロア、9Fは執務室フロアにわかれています。
そのため会議の参加人数に関わらず、会議を行うときは6Fまで降りないといけません。
「5分だけ進捗確認をしたい」「構成案についてちょっとだけアドバイスがもらいたい」など、ほんの少しの相談をするために、階段やエレベーターを使い往復する……。
その移動時間自体はほんの数分かもしれませんが、その時間が積み重なるとかなりのロスタイムにつながってきます。
この「ほんのちょっとだけ会議がしたい」という要望を叶えるために、9F中央にある1島を丸ごと撤去してスタンディングテーブルを設置しました!

(写真手前から2つ目の島を撤去し、ミーティングエリアを設置しました)

スタンディングミーティングをする3つのメリット

スタンディングミーティングにはさまざまなメリットがあると言われていますが、実際に導入してみて感じたメリットをお伝えします。

1.移動時間の短縮・手軽さ

スタンディングミーティングの1番のメリットは、何よりもその「手軽さ」です。
会議室で会議を行うときには、以下の手順が必要となります。

  • 会議室の予約をとる
  • 会議室へ移動する(弊社の場合は9Fから6Fへ)
  • 会議をする
  • 執務室へ移動し、自席に戻る

一方スタンディングミーティングの場合ですと、

  • テーブルが空いていれば予約不要
  • スタンディングミーティングエリアへ移動する(弊社の場合は9Fのまま)
  • 会議をする
  • 自席に戻る

といった流れになります。
予約をすることなく、「思いついたときにすぐ会議ができる」その手軽さは何よりのメリットです!

2.眠くならない

お昼ご飯を食べたあとの会議は、とても眠くなりませんか?
集中しようとしても、自分が喋っていないときはウトウトしてしまったり……。
スタンディングミーティングの場合は立ったまま会議をするので、眠くなることはありません!

3.作業効率が上がる

椅子に座っているときと立っているとき、どちらの方が作業効率がよいかご存知ですか?
実は「立っているときの方が作業効率があがり、創造的なアイデアが生まれやすくなる」という研究結果がでているんです!
座ったままだと思いつかなかったアイデアも、スタンディングミーティングだとうまれるかもしれません……!
短時間で集中的に会議を行うことで、全員の作業効率アップにもつながります。

(テーブルを間仕切るようにホワイトボードも設置しました)

会議を効率化するための方法5選

日本の企業は会議が多いと言われていますが、弊社では今年に入ってから「ムダな会議の削減」をするようになりました。なんとなく毎週入れていた進捗報告定例や、アジェンダはあるものの会議中脱線をしてしまうもの、本来の目的から逸れている会議はないかなど、あらためて1から見直しています。
それでは弊社が今年に入ってから実践している、「会議の効率化」のポイントをご紹介いたします。

1.事前にアジェンダを共有する

「アジェンダなき会議は廃止する」をモットーに、会議までには各自がその会議中に話すべきアジェンダを記すようにしています。話すべきアジェンダがないときはその会議を取りやめとし、次回会議開催までにまた各自がアジェンダを用意する流れです。
こうすることで会議中に時々発生する「そういえば……」という予定外の話がなくなりますし、会議参加者が事前にアジェンダをチェックすることで時間の短縮にも繋がります。

2.目的を明確にする

アジェンダを作ったはいいものの、「ゴール」を設定していないと結局何をすればよいかわからずに終わってしまいます。
この会議で決めなければならない目的を明確にし、「会議はあくまで決定の場」であると意識することが大事です。

3.時間を決める

会議をするときに「なんとなく1時間枠」で会議室を予約していませんか?
前述の1と2でお伝えした「事前のアジェンダ共有」と「会議の目的を明確」にすることで、本当にその会議が1時間もかかるものなのかが判断できます。
少人数の会議ですとディスカッション時間も少なくなりますので、最近弊社では「30分未満」の会議が増えてきました。
また1時間枠の会議を予約していたとしても、その会議での決定事項がすべて完了したらすぐに会議を終了させるようにしています。

4.会議参加メンバーは必要最低限な人のみにする

会議に参加するメンバーは、ムダに多くなっていませんか?
「この人も、あの人も参加した方がよい」というのはわかるのですが、「決まったことをあとから共有する」だけで十分な場合もあります。
ここで大事なのは「会議に参加しなくてはならない人」と「会議に参加した方がよい人」をわけて、会議自体は前者で行うようにすることです。
業務中はすべて勤務時間になるため、人ひとりにつき給与が発生しています。
たかが1時間の会議と思っていても、参加人数が多い会議だとそれだけでかなりの金額になってきますよね。
会議には必要最低限な人に出席してもらい、情報共有が必要なメンバーにはあとから決定事項だけ伝えるようにしましょう。

5.決定事項は議事録に残す

会議には必要最低限なメンバーしか参加していないので、実際に会議に参加していないメンバーには「決定事項」を伝える必要があります。弊社ではこのときに議事録を残し、各アジェンダでどのような話し合いが行われ、どのような決定がなされたかの情報を共有しています。
そうすることで、会議に参加していないメンバーも次に自分が行うべきタスクがわかるのです。

 

あとがき

サービシンクで実際に行っている会議効率化のポイントをお話いたしましたが、いかがでしたか?
たかが1時間、されど1時間。
毎週1時間の定例会議を30分に短縮すると、それだけで年間24時間の余裕が生まれます。
「会議をすること」を目的とするのではなく、「本当にその会議は必要なのか?」と考え、「会議には参加メンバーのコストがかかっていること」を忘れないことが大切なのではないでしょうか。
ほんの少しのムダをなくすことで、自分自身の業務に集中することもできますし、是非みなさんも「今やっている会議は本当に必要な会議なのか」を考えることからはじめてみてください!


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齋藤 祐子 総務・管理・サポートディビジョン マネージャー

元声優・元ブライダルプランナーの経歴をもつ一風変わった総務。短時間勤務中のワーキングマザーです。
現在は会社のバックオフィス体制強化に尽力中!

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