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新型コロナウイルス対策に、1週間で「時差通勤」と「在宅勤務(テレワーク)」制度を作成

2020/03/17 総務ブログ
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こんにちは!東京のWeb制作・ホームページ制作・システム開発(SIer)会社のサービシンク総務の齋藤です。

2020年1月から世間を騒がせている「新型コロナウイルス(COVID-19)」。弊社では「【更新】新型コロナウイルス(COVID-19)への対応方針のお知らせ」でお知らせのとおり、現在新型コロナウイルス対応として「時差通勤」と「在宅勤務(テレワーク)」を実施しています。

今回は、新型コロナウィルスが国内で大きくとりあげらてからの短期間で「時差通勤」と「在宅勤務(テレワーク)」制度を作ることになった、その戦いの記録をご紹介いたします。

まだ「時差通勤」や「在宅勤務(テレワーク)」制度を導入していない企業の方や、不安をいだきながら働いている方へ、「制度を作成する側」は何を考えながら動いていたのかをお伝えできればと思います!

 

目次

 

現在の新型コロナウイルス流行状況と制度導入のきっかけ

2020年3月12日に、WHOから以下のような発表がありました。

世界各地で感染が拡大する新型コロナウイルスについて、WHO=世界保健機関のテドロス事務局長は、「新型コロナウイルスはパンデミックと言える」と述べて世界的な大流行になっているとの認識を示したうえで、各国に対して対策の強化を訴えました。

これは、WHOのテドロス事務局長が11日、スイスのジュネーブの本部で開いた定例記者会見で述べたものです。

テドロス事務局長はこの中で、「過去の2週間で中国以外での感染者数は、13倍に増え、国の数は3倍になった。今後、数日、数週間後には感染者数と死者数、そして感染が確認された国の数は、さらに増えると予想する」と述べ、感染が今後も拡大するとの見通しを示しました。

引用:WHO「新型コロナウイルスはパンデミックといえる」 

世界各国で急速に感染が拡大するなかで、日本でも引き続き対策の強化を迫られている状況になっています。日本政府より突然発表された「小中高の臨時休校要請」や「大規模イベントの自粛期間の延長」など、日々目まぐるしく変化する報道に困惑されている方も多いのではないでしょうか。

都内での感染者が確認された際、弊社でも「何らかの対策をしなければならない」と危機感を覚え、2月17日に部門長による緊急会議をおこないました。

そして「社内規則の作成」が後付けにはなるものの、「時差通勤」を翌々日から開始することを決定しました。

この時点では代表は「個々人の住宅事情・お子さんの状況などから、性急に全従業員が在宅勤務(テレワーク)をすることは難しい」と考えていて、「あくまでも時差通勤がメインで、全従業員の在宅勤務(テレワーク)は実現可能なのか検討する」という状態でした。

しかしながら、私はいずれ来るであろう感染拡大に備え、「在宅勤務(テレワーク)」制度も作成しなければならないと感じていました。

会社の営業を止めることなく、各部署の動きを把握し、さらに労務面や従業員たちのケアを含めて規則を作成できるのは私だけ。かくして齋藤と目に見えないウイルスとの戦いの火蓋が切られたのです!

(新型コロナウイルスが目に見えたらいいのに……)

 

1日で時差通勤制度を作成し、翌日には施行開始

制度を作成する上でまず大事なのは「制度の目的」です。この目的がブレてしまうと、制度の内容が不明瞭なものになってしまいます。今回の目的は「感染リスクの軽減のため、通勤ラッシュの時間帯を避けられるようにすること」ですので、フレックスタイム制度ではなく「時差通勤制度」を導入することにしました。

最低限決めなければならないものは以下です。

  • 適用範囲(対象者)
  • 申し出の手続きについて
  • 期間(期間限定の制度なのか等)
  • 始業・就業の時刻など制度の内容

要するに、誰がどのような手続きをすればこの時差通勤制度を利用できるのか、またその内容について書かれている必要があります。

今回は弊社に所属している全従業員を対象とし、希望をする人には申し出をしてもらうことにしました。理由は後述しますが期間についてはひとまず2週間で設定をし、流行状況によって延長をすることを記載。

時差通勤の時間帯については、大きく「早番」「通常」「遅番」の3シフトにわけて作成しました。もっと細かく分けることもできるのですが、今回は期間限定ということもありますし、あまりに多すぎると今度は管理する側が煩雑になってしまうため、最低限のシフト数に絞りました。

このような内容を就業規則の書式で作成すれば「時差通勤制度」の社内規則は完成です!

どうでしょう、まだ時差通勤制度を作られていない企業の方も少し頑張れば導入できそうな気になってきませんか?

(満員電車の中で咳払いをするだけで、注目を浴びてしまうようになりましたね)

 

在宅勤務制度導入にもスピード着手!対応項目と対処方法をひたすら羅列する

在宅勤務(テレワーク)をする上での懸念点はいくつかありますが、大きなものを挙げますと、

  • 自宅に業務を行える環境がない(ネット環境がない・仕事部屋がない)
  • 社内からのアクセスに限定している案件に対応できない
  • 評価制度をどう適用させるのか
  • 在宅勤務にかかる費用がわからない
  • 会社内の全業務で在宅勤務をすることになったときの対処方法を考えなければならない
  • 社内規則の策定に時間がかかる

などでしょうか。1つずつ考えていきましょう。

自宅に業務を行える環境がない(ネット環境がない、仕事部屋がない)

全従業員が在宅勤務化できるのが理想ですが、どうしても出社しなければならない物理的な業務を抱えている人間もいますし、そもそも在宅勤務をしたいけど自宅にそういった環境がない人もいます。

ここでも大事になるのは、在宅勤務制度を導入する「目的」です。

在宅勤務をする「目的」は、あくまで「社内での集団感染リスクを抑えること」です。
全従業員が出社していてその中に一人感染者が出た場合は、全従業員が濃厚接触者の疑いがあります。そうすると何の準備もないまま全従業員が在宅勤務(または自宅待機)になり、社内外がパニックになります。

そうならないために、出社する人間を少しでも減らせることができれば、在宅勤務の目的は達成しているといえるのではないでしょうか。

また急ぎの制度であることもあり、この制度にあまり費用もかけられないのも現実です。今回は「コストをかけずに出社する人間を減らすこと」だけに重点をおき、適用範囲(対象者)は「在宅勤務を希望する従業員のうち、自宅にインターネット環境・作業環境がある者」を対象にしました。

従業員の中には自宅よりもオフィスの方が集中できるといった理由から「出社をしたい」と思っている従業員も少なからずいたため、事前に従業員全員を対象に在宅勤務に関するアンケートを行い、結果として今回は約半分の従業員が在宅勤務を利用することになりました。

社内からのアクセスに限定している案件に対応できない

弊社ではセキュリティ上、「社内LAN」からのアクセスに限定している業務があります。そのため在宅勤務希望者にはVPN接続のアカウントを作成し、インターネット回線からVPN経由でファイルサーバーや業務システムにアクセスしてもらうようにしました。

その他セキュリティに関しては、いくつかの禁止事項を設けることにより、機密情報・個人情報の漏洩を防ぐようにしています。

評価制度をどう適用させるのか

在宅勤務については「みなし労働制」扱いになるため、1日毎、1週間毎の目標設定と報告が必要になります。弊社は人事評価制度として半年間の業務目標を1ヶ月毎のタスクにおとしこみ、月次面談で進捗を報告する形を取っています。

また日々の業務については日報やタスク管理システムで管理をしていたため、新たに報告が必要になったのは「週報」のみでした。

在宅勤務をする場合はどうしても「仕事をしているかが目に見えない」ため、こうした進捗状況の報告・確認作業が必要になってきます。

そのため評価する側もされる側も「目に見える形の結果」を設定する必要があり、人事評価としては定性評価よりも定量評価を重視する形になってしまうのはおわかりいただけるかと思います。

在宅勤務にかかる費用がわからない

弊社ではオフィスで業務している環境を自宅でもできるように、デスクトップパソコンの人もノートパソコンの人も、外付けモニターを自宅へ配送することにしました。もちろん費用はかかりますが「生産性を維持するために必要な環境を提供する」ことは必要なコストだと判断したためです。

今回弊社では新たに機材等の購入はしていないため、かかった費用はモニター等の配送代のみになりますが、在宅勤務用に新たにパソコンの購入が必要であったり、社内の共有連絡ツールを利用していなかった場合などには別途費用が発生します。

生産性を維持する環境を提供するために、会社としてどこまでコストがかけられるかを判断基準にするのが良いと思います。

会社内の全業務で在宅勤務をすることになったときの対処方法を考えなければならない

おそらくこれが最難関の作業です。
私はまず「労務・雇用契約、経理、総務、インフラ、営業、その他」と大枠の種別を作成し、その種別毎に発生する業務項目と対処方法をひたすら羅列していきました。またその項目にはそれぞれ「担当者」を設定し、誰がいつまでに何をしなければならないのかを可視化しました。

またお取引先様やパートナー企業の方々へ、在宅勤務をはじめるにあたり諸連絡を行いました。いまは各企業が新型コロナウイルス対応のため、積極的にビデオ会議を取り入れるようになっていますし、「働き方」が大きく変わっていっていることを実感しています。

社内規則の策定に時間がかかる

さてここまで制度の概要について考えてきましたが、概要が決まったらそれをあとは社内規則にまとめることになります。

実は定時出社で就業規則を作っている弊社では、本来「時差通勤制度」も「在宅勤務制度」も就業規則の変更、またFeliCaを利用した出退勤管理システムで就業時間を自動計算しているプログラムの調整など影響範囲がとても大きいです。特に就業規則は変更するとなると全社員への告知や労働基準監督署への再申請なども必要です。

しかし今回は従業員の命にも関わる話です。
代表から従業員への不都合にはならないように留意する事を伝えてもらい、就業規則への変更が必要な前段階の「内規」として作成し、「2週間」の期間限定の制度として取り入れ、流行状況によって延長をする形を取りました。

弊社はもともと昨年にテレワーク制度を導入していたこともあり、大枠の内容についてはその制度を用いて作成をしました。(昨年作成したテレワーク制度はあくまで契約社員を対象としたもののため、今回の制度とは適用範囲などが異なります)

また作成した規則については、従業員へ展開しいつでも見られるような状態にするようにしましょう!

 

実際に在宅勤務をしてみて気付いたこと

時差通勤制度と在宅勤務制度の社内規則については、おおよそ1週間のうちに作成をしました。
そこからは各項目への対処、そして各企業への調整やインフラ環境の構築などの作業があり、実際に在宅勤務制度自体を開始したのは3月9日からになります。

また制度を作成した者としては、自分自身が制度を利用しその利点と問題点を知る必要があると思い、今回は私も在宅勤務制度を利用しています。実際に在宅勤務を利用してみて気付いたことは、「会社に出勤しているときとさほど変わらない」ということです。

もともと人の目がなくても業務に集中できるタイプの人間ということもありますが、1週間在宅勤務をしてみて目標として設定していた業務が遅延したことはありませんし、通勤がない分無駄な時間がありません。

問題点としては、「運動不足になる」ことでしょうか。本当に動かないときは1歩も家から出ませんので、これではまずいと思い、業務終了後に娘を連れてお散歩に出かけるようになりました。娘と過ごす時間も増え、運動不足の解消にもなりますのでとても有意義な時間を過ごしています。

近年「働き方改革」というワードが一人歩きしていましたが、新型コロナウイルスの流行をきっかけに私たちの「働き方」は一気に変わっていくでしょう。そして私たち働く世代が変えなければならないことは、体調が悪いときに出歩くこと、そして風邪症状を他の人にうつすということに対して今まで気にかけてこなかったその「考え方」かもしれません。

誰かが急に休んだとしてもフォローができる体制を構築すること、そうしてお互いが支えあえるような企業・社会になっていけばいいなぁと願っております。

(お散歩中に娘が撮影した写真です。空の美しさに、収束の祈りをこめて)

 


齋藤 祐子 総務・管理・サポートディビジョン マネージャー

元声優・元ブライダルプランナーの経歴をもつ一風変わった総務。短時間勤務中のワーキングマザーです。
現在は東京のWeb制作・ホームページ制作・システム開発(SIer)会社サービシンクのバックオフィス体制強化に尽力中!

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