株式会社ワン・ミニット HubSpotへの顧客データ移行とANDPAD連携

サイボウズOfficeで管理していた顧客データ約6,000件をHubSpotへ移行し、リードから顧客までを一元管理する体制を構築。施工管理のANDPADは移行せず、Google Apps Scriptによる同期で連携。
月25時間相当発生していた二重入力作業を大幅に削減し、営業から施工までの状況がHubSpot上でつながる状態を実現した。

株式会社ワン・ミニット様

URL	https://oneminute.top/
業界業種	不動産・住宅・エネルギー
サイト種別	CRM導入・データ移行・システム連携 使用ツール：HubSpot、ANDPAD、Google Apps Script 移行規模：顧客データ 約6,000件
担当範囲	戦略立案 - 要件整理・移行計画策定／制作・開発 - プロパティ設計・データ移行・API連携開発／運用 - 稼働後調整

お客様の状況

• 同時期にHubSpotで会員制のオウンドメディアを構築しており、サイトから獲得したリードがHubSpotに蓄積される状態になっていた。
• 顧客情報はサイボウズOfficeで管理しており、契約後の情報も同じくサイボウズOfficeで管理していた。
• 実際の施工が始まると、現場の管理はANDPADで行っており、同じお客様の情報をサイボウズOfficeとANDPADの両方に入力している状態だった。
• 弊社より「リード管理もHubSpotに寄せてはどうか」と提案したが、当初は段階的に移していく想定で、大規模な移行を前提とはしていなかった。

移行にあたっての課題

• リードのみをHubSpotへ移した場合、見込み客が契約に至った時点でHubSpotとサイボウズOfficeに情報が分断され、リードと顧客のつながりが切れてしまう。
• 二重入力の手間は顧客情報の管理場所が分かれていることに起因しており、リード管理の移行だけでは解消できない。
• 1顧客に対して複数の契約が発生するため、顧客と契約が1対1で紐づく前提のデータ構造では実態に合わない。契約に至らなかった営業活動の記録も、同じ顧客のもとに蓄積していく必要がある。
• 中途半端に2つのシステムを並行運用すると、入力先が曖昧になる期間が長引き、かえってデータが散らかるリスクがある。
• 施工管理のANDPADは現場で機能しているツールであり、無理に置き換えると現場の運用負荷が増す。

実施策

現状の運用を整理した結果、リード・顧客ともにHubSpotへ移行する方針に切り替えました。
一方でANDPADは移行せず、連携にとどめています。営業と顧客管理はHubSpot、施工現場はANDPADと役割を保ったまま、必要なデータだけをつなぐ設計です。

1. 顧客データ約6,000件の移行

• サイボウズOfficeに蓄積されていた顧客データ約6,000件をHubSpotへ移行。
• 移行前にサイボウズOfficeの各項目とHubSpotのプロパティの対応を整理し、項目単位のマッピング表を作成。お客様と内容を確認したうえで移行を実行。

2. 複数契約・営業活動履歴を扱うデータ構造の設計

• 1つの顧客に対して複数の取引（契約）を紐づけられる構造とし、リフォーム・太陽光・蓄電池といった複数案件が同一顧客に発生する実態に対応
• 契約に至らなかった案件や営業活動の記録も、同じ顧客情報のもとに蓄積される設計とした

3. カスタムプロパティの設計

• HubSpotの標準プロパティでは保持できないワン・ミニット様固有の情報について、専用のカスタムプロパティを設計
• 命名規則を統一し、運用開始後にプロパティが増えても用途が判別できる状態とした

4. HubSpot×ANDPADの同期機能をGoogle Apps Scriptで開発

• HubSpotの取引データとANDPADの施工情報を同期する仕組みを、Google Apps Scriptで構築
• 同期対象には施工の進捗状況やスケジュールを含み、営業側がHubSpotを見れば担当案件の工程を把握できる状態とした
• 同期の方向は項目ごとに個別に設計。すべてを双方向にするとどちらの更新が正か曖昧になり意図しない上書きが起きるため、項目単位で起点となるシステムを定義して実装

5. 稼働後の調整

• APIのレート制限や実行環境の制約に対し、リトライ処理や実行タイミングの調整を実施。

成果

✓移行前は1件あたり約10分の入力をサイボウズOfficeとANDPADの双方に行っており、月150件で約25時間相当の二重入力が発生していた。現在はスプレッドシートへの入力のみで両システムへ転記される仕組みとなり、作業時間を大幅に削減 ✓サイボウズOfficeの顧客データ約6,000件をHubSpotへ移行し、リードから顧客までを1つのシステムで管理する体制を確立。リードが顧客に変わる際の情報の分断を解消 ✓1顧客に複数の契約が紐づく構造を実現し、契約に至らなかった営業活動も含めて通年で記録できる状態とした。リード獲得から契約・施工までを一貫して扱う基幹CRMとして機能 ✓施工管理のANDPADは移行せず連携にとどめたことで、現場の運用を変えることなく、営業側から施工の進捗状況やスケジュールを把握できる状態を実現 ✓項目単位で同期方向を設計したことで、双方向同期による意図しない上書きを防ぎ、どちらのシステムの情報が正であるかが明確な運用とした ✓顧客のステージ（契約や施工の状況）が全社員で共有される状態となり、部門を越えて同じ情報を見ながら業務を進められるようになった