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【新卒採用/効率化】リモートインターン用の課題管理・コミュニケーションツールを開発した結果、ターゲット学生をピンポイントで採用できた話

2020/07/30 効率化
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Serviceをthinkする会社「サービシンク」

株式会社サービシンクは、Web制作会社としてのスキルを活かし、社内で使用する作業ツール・管理システムの構築も行っています。
煩雑な作業や管理が発生した仕組みも「システム化」「自動化」することで、大きな工数削減と業務効率化に繋がっています。ここ数年で開発した社内ツールの事例を、今後ご紹介していきたいと思います。

 

今回は、新卒採用リモートインターン用に開発した「課題管理・コミュニケーションツール」をご紹介!

サービシンクでは、2021年卒採用(2019年12月)からリモートインターンを実施しています。
この記事では、システム開発に至った背景や結果などをご紹介します。

本内容をお読み頂き「自社でもプログラミングインターンを導入したい、同様のツールを開発したい」と思われた方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください。

 

目次

リモートインターン用の課題管理・コミュニケーションツールを開発した結果、欲しい学生が効率的に採用できた話

 

サービシンクのプログラムインターンの目的

サービシンクの新卒採用ではWebエンジニア職を採用しているため、プログラミングインターンを実施しています。

採用対象は文系理系問わず、プログラミング経験の有無も問いません。
弊社のミッションやビジョン・バリューに共感し、自分で考え自発的に動ける学生を大事にしています。
そうした方針のもと採用した新卒社員が入社2年目にして最年少MVPに選ばれるなど、早期から活躍してくれています。(最年少MVPエンジニアインタビューはこちら:「【求職者・新卒向け】新卒2年目で最年少MVPを受賞しギネスを作ったWebエンジニアへと話を聞いてみた!」

 

こうした背景をふまえ、以下の目的でプログラミングインターンを実施しています。


プログラムインターンの目的:

  1. 心の底からプログラミングをやりたい、やる気のある学生を発掘する
  2. (入社後のミスマッチを減らすため)学生が本選考への進退判断をする前に、現場エンジニアの雰囲気を感じとってもらう
  3. 面接や説明会の言葉やテキストだけでは伝わらない、サービシンクの考え方や課題への取り組み方など、リアルな部分を学生に感じ取って貰う

 

なぜ「リモート」で実施することになったのか

サービシンクがリモートインターンを導入したのは2019年12月からなので、コロナの影響ではありません。
一般的に長期インターンは「選考先の社員を深く知る為に行う」もので、オフィスで行われるのが通常です。弊社もミッション、ビジョン、バリュー(以下、MVV)を優先したカルチャー採用を導入しているので、学生にはじっくり時間をかけて感じ取り判断してもらいたいと考えています。

しかし、

  • 学生の大事な時間を長時間拘束してよいのか、すべきなのか
  • 就活や卒論等で忙しい最中、社会人になる前の大事な時間の使い方を制限しないか

 

という疑問を同時に感じており、
改善策として「リモートインターン」を試してみることになったのです。

 

リモートインターンの課題

リモートインターンの一番の課題は
「先輩社員が横にいて共に仕事をしているような状態の実現」です。

この課題が解決されなければ、冒頭で申し上げたプラグラムインターンの目的のいずれも達成が難しくなります。

逆に、オフィスに来て横で作業をしている状態と近しい状態を作ることができれば、会社に来て貰う手間やコストがかからず、企業側としてもデスクや機材の準備が不要になるため、双方にメリットがあります。

本件の目的と課題を整理してみました。

ゴール:

求める人物像の学生を、ミスマッチなく採用する

プログラムインターンの目的:

  1. 心の底からプログラミングをやりたい、やる気のある学生を発掘する
  2. (入社後のミスマッチを減らすため)学生が本選考への進退判断をする前に、現場エンジニアの雰囲気を感じとってもらう
  3. 面接や説明会の言葉やテキストだけでは伝わらない、サービシンクの考え方や課題への取り組み方など、リアルな部分を学生に感じ取って貰う

リモート化における課題:

  1. 学生の技量・理解度別に学習が進められる課題の用意
  2. 現場エンジニアとのコミュニケーション
  3. サービシンクMVVの体験

 

それでは、これらを解決する具体策を紹介します。

 

リモートインターンを実現する3つの具体策

リモートインターンを実現する3つの具体策

 

1.サービシンクで必要なスキルを身に付けてもらえる課題を用意する

学生の技量・理解度別に学習が進められる課題を用意するために、現場エンジニアに依頼して初級・中級・上級のレベル別課題を用意しました。レベルが上がるにつれ、より実践的になるよう設計されています。

外部提供の課題を利用することもできたのですが、
以下のメリットから、サービシンクのオリジナル課題を用意しました。


オリジナル課題のメリット:

  • サービシンクの実践で必要になるスキルを中心に課題を構成できる
  • サービシンクで働いた時に要求されるスキルやレベル感がわかる

 

また、こちらから学生に都度課題を与えずとも、学生の意欲に合わせて自主的・自動的に課題を進めてもらえるよう、リモートインターン用システムを開発しました。
「学生情報管理」「課題作成・管理」「進捗管理」機能を持たせたシステムで、e-Learningの「プログラム学習版」といったイメージです。
このシステムは後述する「チャット機能」も搭載していることから、サービシンクでは「Remote discussions」通称RDと呼んでいます。

システムの使用イメージですが、学生情報を登録するとレベル別の課題がシステム上から振られるので、自身のPCを使って開発しシステム上から回答する、という流れになります。

プログラミングを「面白い」と感じた学生はドンドンのめり込み、課題の進捗や回答速度が上がります。
逆に、面談時に意欲を見せてくれていたにも関わらず、進捗が滞ってしまう学生も出てきます。

企業側は学生の意欲と実態をみることができ、学生側は「自分は本当にプログラミングに面白みを感じるのか」を知ることができる。双方にとって利点のある、効率的な仕組みです。

 

2.メンターと共に課題を進行できる「チャット機能」を用意する

学生と現場エンジニアのコミュニケーション機会を生むため、以下の座組みを設定しました。

  • 学生1人につき1名の現場エンジニアが「メンター」としてつく
  • 週1でフィードバックの時間を設ける

 

さらに、
課題につまづいたときにすぐに質問ができる「チャット機能」をシステム実装しました。

 

課題につまづいたときにすぐに質問ができる「チャット機能」

 

エンジニアはパソコンに向かって黙々と一人でプログラミングをしているイメージがあると思いますが、コミュニケーションツールを用いて活発に質問や連携を行っている人が多いです。仕事においてもチームワークが大半であり、一人でサービスを作り上げることはほぼありません。よって、コミュニケーションや考え方の傾向も働きやすさに影響します。

このコミュニケーション傾向の観察や相互理解に「チャット機能」が役立ちます。

チャット機能活用のメリット:

  • 堅苦しいメールと違い、学生から質問や連絡をするハードルが下がる
  • レスが早くなり「普段の会話」に近い状態になる
  • 気軽に送信できるチャットは文章を推敲せず送る機会が増えるため、素に近いコミュニケーションを観察できる
  • 現場エンジニアの理解や、面接・面談だけでは見えない点の解消につながる

 

その他にも、


  • 漠然と「分からない」を放置しているのではなく、自身で調べて解決しようとしているのか
  • 問題に対して、一人で解決しようとして時間を大幅に使っていないか

といった、エンジニアに必要な「自走力」と、チームとしてサービスを作り上げることに必要な「ポテンシャル」を有しているかの確認にも活用しています。

 

3.MVVを伝えるために、もう一人のメンターとして人事が伴走する

従来のインターンプログラムであれば、出社しているだけで雰囲気やMVVを感じ取ってもらう機会がありますが、リモートでは難しくなります。

そこで、サービシンクでは人事がもう一人のメンターとして学生に伴走します。
エンジニア以外で相談や質問ができる相手として学生のサポートを行いつつ、サービシンクのMVVを共有するようにしています。

 

結果、強いプログラマー思考を持ち、サービシンクMVVへの共感が高い学生の採用が実現

これまで1時間×2回という限られた面接時間で学生も弊社も判断をしていましたが、リモートインターンは学生からの評判も良く、双方納得度が高い採用に成功しました。
採用した新卒メンバーは入社後のプログラム教育も不要になるため、現場アサインが早くなる見込みです。リモートインターンは非常に有効で効率的な施策と考えています。

人事の声
従来の課題だった「プログラミングを本当に好きな方で、サービシンクのMVVにも共感してくれるミスマッチ無い採用」を実現出来ました。
過去に入社した新卒の子達も勿論上記を満たしていますが、「運」ではなく確実に狙いにいけるようになったのは非常に大きいです。
またこれは採用だけでなく、新人教育にも横展開していけると思っているので、今後サービスの拡充をお願い致します(笑)

 

リモートインターンを開始した矢先に起きたこと

そう、新型コロナウイルスによる感染拡大です。
全世界で新型コロナウイルスが蔓延し、日本国内でも感染が広がりました。
その影響は我々も受けており、採用活動の見直しを余儀なくされました。(その際の状況をブログにまとめています「【新卒採用編】20名規模のITベンチャーの人事は新型コロナ対策でどう動いていたのか」

ただし、不幸中の幸いだったのが2019年の秋にリモートインターンの構想を練り始め、12月には開始していたことです。よって、採用手法を変えることもなく、社員がテレワークに入ったとしても問題なくリモートインターンを実施できました。

今後も同じような有事があると捉えて、現代の流れに併せて業務を設計しておくことが大事だと考えます。
最近、デジタルシフトを推奨するデジタルトランスフォーメーション(Digital transformation、DX)をよく耳にするようになったのも、こうした考え方が広まっている背景があるからと言えます。

 

なぜ外部サービスを利用せず、自社開発したのか

「Remote discussions」通称RDの開発にさしあたり、当初は外部サービスの利用も検討しました。
しかし、以下の観点から課題に合わせた開発が可能な自社開発(サービシンク開発)に踏み切りました。

自社開発に踏み切ったポイント:

  • 新卒採用は会社のフェーズや採用人数、教育環境により「ペルソナ」が変わるので、都度課題選定の変更が必要となる
  • スピード感が求められる新卒採用において、都度課題変更をする際に止まっていられないので、直ぐに修正がかけられる状態にしておかないといけない

 

開発時に意識したポイント:必要な機能のみ搭載する

これまで弊社で担当してきたシステム開発での知見を元に「必要な機能のみ搭載する」ことに重点を置いて設計しました。

例えば、機能や項目が充実しているようなサービスを複数人で使用する時、
最初に決まりを決めても徐々に勝手な機能や項目を使いだす人が現れ、管理が破綻する…
つまり、属人化してしまうことはありませんか?

しかし「使わない・使われない」機能を排除し、必要な機能だけを搭載すると【属人化】が進みにくくなります。
「Remote discussions」通称RDの「課題作成・管理」機能では、誰が行っても同じ操作・結果となるよう、必須の設定項目を減らし、課題説明の書き方ルールも統一しています。

RD課題作成画面

「使わない・使われない」機能を排除するのは運用面でもメリットがあります。

新卒採用は、会社のフェーズや採用人数、教育環境によって「ペルソナ」が変わります。ほぼ毎年変わる企業も少なくないでしょう。よって、関連システムも容易に改修できる設計であることが望ましいです。

大規模システムになると、影響範囲確認・要件定義・設計・実装・テスト、どのフェーズにおいても考慮すべき事項が多くなり、どうしても工数が莫大になります。
搭載機能が必要最低限に絞られているほど、機能追加や細かな修正の際に迅速に対応することができるのです。

 

全員で「成果がでるサービス」を考える

全員で「成果がでるサービス」を考える

今回のシステム開発をスタートするにあたり、キックオフ等は行いませんでした。
Slack(チームコミュニケーションツール)で必要に応じて数回のやり取りをした程度です。

既存の評価シートや管理の仕組みがベースにあったため、どのように業務効率化するかという解決策からエンジニアの方で考え実装しました。

サービシンクは、全員で「成果がでるサービス」を考えます

サービシンクの多くの案件がお客様からの直請けであり「お客様との距離」が非常に近いです。
そして【お客様と一緒に戦略を考え、企画に落とし、実装する】というスタイルを大切にしています。

そのため「何のために、誰の為につくるか?」を職種関係なく考える癖が付いており、自主的に成果に直結する解決策を考え、スピード感を持って実装することができます。

社内業務の効率化・システム化について、ぜひご相談ください!

業務効率を改善したい、運用コストを削減したい、といった課題への解決策をご提案いたします。相談内容は大小問わず構いません。ぜひお気軽にお問い合わせください。対面・非対面問わず、お客様のご状況に合わせて対応致します。

 

 

株式会社サービシンク

今回の自社内開発とは別にサービシンクでは「サービシンク総研」といった形で新規事業を開発する活動も行っています。例えば、外部アプリケーションをSlackと連動させて「一定の数値まで二酸化炭素がフロアに溜まると、社内換気を促す装置」を開発したり、「会議室の空室状況がひと目で分かる受付システム」を開発し活用しました。活動の詳細が分かる記事をぜひご覧ください。

新規事業開発チーム「サービシンク総研」

  1. [サービシンク総研]室内360度動画撮影チャレンジ vol.1「360度動画を撮影するためのカメラ選定」編
  2. [サービシンク総研]室内360度動画撮影チャレンジ vol.2「360度動画を撮影するためのラジコン選定」編

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わたしたちサービシンクは25年以上に渡って数々のWeb制作を手掛けてきた、「問い合わせアップ」に強いWeb制作会社です。東京都内でも、マーケティングから戦略策定、Webサイト・ホームページ制作・システム開発、運用保守、さらにはABテストといったCROに至るまで幅広くご支援ができるWeb制作会社は多くありません。

✔ 不動産業界に強み

なかでも不動産業界に造詣が深く、不動産ポータルから中〜大手不動産会社、地場の不動産会社までおよそ不動産業界のあらゆるサイトを手がけてきました。「不動産特化」のWeb制作会社として、うれしいご評価を頂いております。

  • 不動産業や不動産Web制作・ホームページ制作への造詣が深く、話が早い
  • 不動産業の管理運営側の都合を理解したシステム仕様が提案できる
  • 専門用語の会話が通じる
  • 不動産関連の困りごとには必ず答えを出す

✔ 業界問わず有効なWeb改善ノウハウ

不動産特化で培った改善ノウハウを活かし、業界問わずご相談をいただき改善実績を残しています。
詳しいサービスや制作実績は、こちらをご覧ください。

 

Web制作・活用のことはサービシンクにご相談ください

 

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